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如何撰寫離職英文信?掌握4元素及常用句子,學會優雅的告別

2021.07.19(一)
文/ T小編

提離職時,你會傾向寫信給主管,還是當面說明呢?你知道因為國情文化不同,並非每個國家都能在離職前才寫信告知主管嗎?這篇文章要告訴你,究竟「該不該」寫離職英文信以及「要如何寫」離職信。我們總共整理了4個離職英文信的重要元素,以及常用句子和單字,幫助你寫好離職信,與主管及公司好聚好散。

我該寫辭職信email嗎?文化不同,離職英文信非必要

「上週終於寫信跟主管提離職,他嚇了一跳拚命挽留,但我堅持拒絕,真爽快!」聽到我這樣說,在歐美工作好幾年的Brain非常驚訝:「如果我在歐美這樣子對主管,大概職場名聲會變超差。」

台灣員工怕主管刁難不給走,因此多半在拿到新工作offer後,才願意寫辭呈給主管;但同樣作法如果放在歐美職場上,可能會被主管視為「背叛」。

原來,在多數歐美職場文化裡,主管與下屬更像是相互合作的「夥伴」(partnership),既然是「夥伴」,代表雙方關係較為平等,不只主管可以考核下屬績效,下屬也能檢視主管領導風格是否合適。而為了讓工作更順利,歐美職場認為主管與下屬應在平時就藉由不斷溝通來調整合作方式;倘若長期磨合後依舊不適合,也能好聚好散。

因此,如果下屬早有辭意,卻從未讓主管知道自己的情況,直到換得新工作後才寫辭呈,恐怕會讓主管內心極度不滿:「為何認為有問題,但過去從來不說?沒有給我任何可以調整、修改的機會?」。

總結來說,如果你在歐美職場、外商上班,或上司是外國人,切忌直接把台灣職場風格的離職信「中翻英」,不僅主管可能因文化差異「看不懂」,也可能默默惹毛一位原本離職後仍可以當朋友的前主管。

離職英文信怎麼寫?4元素與注意事項一次告訴你

離職英文

不過,如果是好聚好散的狀態,仍可以留下一封友善的英文離職信,讓前主管、前同事甚至前客戶們,成為你職場「弱連結」(Weak Ties)的一環,並在未來職涯某個時機點,不經意地跳出來幫你一把。

一封完整的英文離職信,通常具備以下4元素:

離職英文信元素1:最後工作日

最後工作日是一種「自保」,透過留下書面證據,確認你與前公司的僱傭關係,避免讓部分居心不軌的主管反咬你曠職。同時,也讓其他人都知道你何時會離職,以便同事安排接下來的工作事宜。

離職英文信元素2:離職感謝

台灣人離職信多半會寫明離職原因,但這屬於個人隱私,不寫也沒關係。不過,記得要寫下感謝,即便曾有嫌隙,但共事過即是一場緣分。

再加上,如果日後應徵外商公司,通常會有所謂的「人事查核作業」(Reference Check)流程,新公司人資會打電話向你的前主管、前同事確認工作態度及工作細節。因此,好聚好散除了維持風度,也能避免「人事查核作業」影響你找工作。

離職英文信元素3:交接事項

這大概是對原公司最重要的部分,雖然提離職後你大可不做事,等到離職日正式生效便拍拍屁股走人,但就如同前面所說,現在許多公司都愈來愈重視「Reference Check」,因此盡量協助原公司處理交接事項,除了顯現你負責任的態度,也是表達對原公司感謝的具體行動。

離職英文信元素4:未來聯絡方式

離職後,前公司信箱就會失效,但職場上人脈往往是透過每一階段的共事累積而成,因此可以留下私人聯絡方式,方便對方聯絡你。畢竟,誰知道你曾共事過的同事、曾服務過的客戶,會不會在未來某天成為你職涯上的貴人呢?但切記,不要在離職信中留下新公司聯絡方式,這只會惹毛前公司。

簡單辭職信英文常用句子,使用例句快速完成離職信

接下來,按照4大元素介紹常用的離職英文信範例。

  • 最後工作日:I would like to resign from my position「你的職位名稱」with「公司名稱」. My last day will be 「最後工作日」.
  • 離職感謝:I am very grateful for the encouragement you have given me in the pursuit of my professional and personal growth goals.
  • 交接事項:If I can be of any assistance during this transition, please let me know..
  • 未來聯絡方式:留下你的個人e-mail、手機或通訊軟體等聯絡資訊。

如果想知道更多離職信範本,可以在這個英文網站查詢:How to Write a Resignation Letter (With Samples

看到這裡,應該會發現離職英文信中,有2個很常見的重要單字:

  • resign (v.):辭掉工作或辭去某個職位
    例句:
    He resigned his position with A company on September 15.
    他於9月15日離開位於A公司的職位。
  • transition (n.):過渡期、轉變期
    例句:
    Please let me know if there’s anything else I can do to aid during the transition.
    這段過渡期間,如果有任何我能幫上忙的,請不吝告知。

看完本文的介紹後,你學會如何撰寫離職英文信了嗎?無論你是否在外商工作,讓彼此好聚好散,並透過簡明扼要的離職英文信表達對公司、主管、同事、客戶們的感謝,都能讓你日後職涯之路更順暢!

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