怎麼寫才過關? 上班族英文Email請假攻略

pr2017 • 九月 11, 2019

你是否滿心期待即將到來的三天中秋連假呢?只休三天不夠看,請四天假連休九天,才是上班族們的大確幸。除了行程安排之外,也需要早早獲得休假許可才行,我們就一起來看看如何寫英文email跟主管請假吧!

掌握基本格式,寫好email不失禮

不知道從何處開始下筆嗎?其實,寫英文email並不難,只要掌握基本格式,再將資訊陸續填入即可。

在主旨欄就將請假來意說明清楚,內文則可分為「招呼語-正文-結語-結尾敬語」四大部分,其中除了正文外,都有習慣用法。先將頭尾部分寫好,再把需求說明清楚,就可以順利完成一封請假email了。

主旨/subject line

Request for annual leave Oct 1-10 申請10/1-10特休

Personal leave application 事假申請

為了讓收信者在第一時間就了解email重點,請精簡扼要地說明信件主題。

招呼語/greetings and salutations

Dear Mr./Ms. (last name), 親愛的(姓氏)先生/小姐您好

Hello, (first name), 嗨,(名字)

招呼語是對收信人致意,以dear開頭廣泛適用於正式或非正式的情況,Mr.與Miss/Mrs./Ms.稱謂,則視性別、已婚與否來做選擇,或直接以Ms.稱呼女性避免強調婚姻狀況。近來有以Hello直接加上名字來創造友善輕鬆氣氛的趨勢,但是否適用於寄給上司的email,仍建議依公司文化來選擇判斷。

結語/closing lines

If you need any further information, please feel free to contact me. 若需要進一步的資訊,歡迎與我聯絡。

I look forward to hearing from you. 期待你的消息。

結語是正文內容的收尾,說明自己想請對方採取的行動,並且致謝。

結尾敬語/sign-off

Sincerely, 誠摯地

Best regards, 致上最高的問候

前者對親近的人來說可能會感到稍有距離,但對上司屬於安全正式的用法;後者則是萬用的選擇。

請假關鍵句,重點別忘記

安排好email的主要架構後,接下來就是完成最重要的正文。

正文/body

商務email往來請把握「KISS」原則,Keep It Simple and Stupid(保持簡單易懂)。直接陳述意見及要求,避免模糊不清的語意,或過多委婉的謙詞,讓收信人可以迅速理解評估,便於回應。請假email的正文需要包含以下重點:

  • 請假種類
  • 請假時間
  • 公務安排/職務代理
  • 緊急聯絡方式

可使用此處列出的句型提供上述資訊。

  • I am writing this email to V.; I would like to V. 寫這封信的目的是;我希望

開門見山說明來信目的,可以為收信人節省過濾資訊的心力。

  • ask for your approval/ permission to V. 取得您的核准、許可

此封email是期望主管准假,而非單向告知休假規劃,因此應以徵詢回覆的角度撰寫,以示重視職場倫理。

  • take an annual/personal leave 休年假、請事假

勞基法規定的特休假,亦可稱作年假或有薪假,以annual leave表示。若已休完年假,需改請事假,則用personal leave或是personal days (off)替代。

  • starting on… ending on; starting on… till…; from… to… 從…到…

清楚說明請假的起迄日期,避免產生誤會,最好能一併寫出總共請假的工作天數,便於核對出勤資訊,並能幫助主管掌控人力安排。

  • fill in for me 暫代; cover for me 暫時幫忙; handle my responsibilities
    處理

休假前最好將手邊工作暫告一個段落,整理出追蹤清單,協調好職務代理人,將工作進度交接清楚,並留下自己的緊急聯絡方式。一方面確保工作進行順利,一方面易於同事接手協助。準備工作做得好,就可以避免休假期間的打擾電話了。

請假Email範例

Subject: Request for annual leave from Sep 9 to Sep 12

Dear Ms. Chen,
I would like to ask for your permission to take an annual leave starting on Sep 9 and
ending on Sep 12, 4 working days out of total 9. I will be back in the office on
Mon, Sep 16.

Mr. Jimmy Chen will cover for me during my absence. You may call me at 0912345678 if needed.

Thank you for your understanding. Looking forward to your positive reply.

Yours Sincerely,
Kate Wang

親愛的陳經理:
我想請您核准我在9/9~9/12休年假,共計前後九天假期中休四個工作天。我會在9/16禮拜一銷假上班。
在我休假期間,Jimmy Chen先生會協助處理我的工作。若有需要,可以打電話0912345678聯絡我。
感謝您的理解,也期待收到您的回覆。
王凱特 謹上

最後小提醒,雖然請特休、事假是員工的權力,但基於尊重其他同仁與公司運作的考量,最好在送出請假email或系統申請之前,先評估團隊的繁忙程度,並且提早知會主管自己的假期規劃,以便人力調度安排,避免傷害與上司間的信任、和同事團隊的合作默契。可別因為一個小疏忽,導致這趟假期有了美中不足的缺憾喔!

關於TutorABC

TutorABC是全球規模最大的在線教育集團iTutorGroup旗下平台,由美國矽谷技術團隊研發創立,服務對象從青少年到企業專業人士,憑藉獨創、獲得專利的「動態課程系統」(DCGS,Dynamic Course Generation System),媒合學習者與全球外籍顧問,精準打造定製化課程和教材,開創獨有的在線真人互動及實境教學模式。在全球80個國家、100個城市,擁有5,000多位員工及超過20,000名外籍顧問,每年提供超過3,000萬堂在線教育課程,客戶遍及全球135個國家和地區。TutorABC企業品牌精神—以科技創新,重新定義教育產業。TutorABC的出現印證了科技的發明,始終來自於人性的創造全球化學習需求,運用科技的輔助,讓英語學習從此進入一個嶄新的紀元,改變了人類學習的方法,塑造出未來教育。

問題一: 您知道超過七成的公司會因英文能力不同而給予不同薪資嗎?
知道不知道

問題二:您覺得學英文最困難的地方是什麼?
單字太多文法不懂講不出來無法擺脫中式英文

問題三:您是否有考過多益或者托福?
沒有計畫中

問題四:會想學習英文的原因是?
有興趣增加能力出國留學

pr2017 • 九月 11, 2019


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