會不會寫mail,是月薪22k跟100K的差別

pr2017 • 十一月 17, 2017

有這麼一部劇,11年時間裡只出了24集正劇和1集特別篇,但是依舊圈粉無數,這部劇就是《IT狂人》。該劇講述了在一家大公司尷尬的IT部門日常,除了兩位員工是IT精英,公司中的其他人都是電腦白癡。其中有一個名叫Jen的女員工,僅靠發郵件就當上了IT部門主管,可見郵件在職場中有多重要了吧!雖然該劇是喜劇,但是我們還是可以從中看到郵件在工作中起著非常重要的作用,寫好郵件,能讓你在職場中給他人留下專業、良好的印象。所以今天就一起來看看,郵件撰寫時有哪些需要注意的地方吧!

 

主旨決定你的郵件是否被人查看

郵件已成為工作的主要交流方式,我們每天會接受大量的郵件資訊。當郵件主題不明確的時候很容易遺漏該封郵件。標題就像一本書的書脊,是這封郵件的身份識別,所以要一目了然,引起收件人的重視,同時也便於收件人進行郵件管理。

 

People often decide whether to open an email based on the subject line.

人們是否會打開一封郵件,通常取決於主題的內容。

 

主題要求表達出這封郵件的主要意圖,一般不超過35個字,簡潔明瞭,可以包含一些關鍵要素:”time”(時間)、”where”(地點)、”who”(稱呼)、”what”(核心內容)。

Choose one that lets readers know you are addressing their concerns or business issues.

 

選擇寫怎樣的郵件標題時,要讓郵件接收者知道你的郵件內容是他們所關心的問題,還是和他們業務相關的事。如果是同一個主題,你再繼續追蹤回復,就不需要更改主題,直接回復並把之前所有的相關記錄附上。這有助於你日後整理郵件和處理問題。

稱呼決定收件人對你的印象

不要使用懶散或者口語的表達,比如“嘿”、“喲”,這樣給人極其不專業,並會產生很差的印象。稱呼要禮貌準確,不要給對方升職或降職。親切禮貌的稱呼,能很快拉近閱讀者的心理距離。郵件一般以對方合適的稱謂開頭,如果你的老闆姓“高”,或者英文名叫”Monica”,你在發郵件給老闆時就需要稱呼為”Dear Gao”或者”Dear Monica”。更值得注意的是,千萬不要寫錯對方的名字,否則會給人留下很差的印象,認為你是一個非常粗心且不注重細節的人。

 

The relaxed nature of our writings should not affect the salutation in an email.

我們寫作上輕鬆自然的語氣不應該影響到一封郵件裡的正式稱謂。

 

正文簡潔與否決定你的辦事效率

 

工作中每天都要處理大量的文件,每個收件人都希望能看到一封簡明扼要的郵件,這樣才不會給本就繁重的工作增加負擔,所以對郵件正文的要求就是:

Get straight to the point.

直奔主題。

 

如果郵件中有幾個問題或者要點需要說明,使用序號清單會很有幫助,這樣讓別人能更快地抓取郵件中重要資訊。撰寫郵件時,切忌長篇大論沒有重點,更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示,這樣錯亂的格式會影響到收件人的閱讀。

Generally, it is best to use 10- or 12- point type and an easy-to-read font such as Arial, Calibri, or Times New Roman.

一般來說,最好使用10或12的字型大小,並選用易於閱讀的字體,如Arial、Calibri或者Times New Roman。

 

總之正文的要求就是:簡潔明瞭、要點明確。

 

杜絕小失誤,增加好感度

除了一些大方向上的問題,還有許多小細節也需要注意。一定要避免錯別字,尤其是英文郵件,單詞拼寫錯誤極有可能就變成另外一個詞彙,從而改變了本來表達的意思,這樣會給雙方都帶來很大的誤解。例如當你因為一些事情需要給對方道歉,但你因為拼寫錯誤則導致對方更加莫名其妙:

正確版:Sorry for the inconvenience. 造成不便深感抱歉。

拼寫錯誤版:Sorry for the incontinence. 尿失禁深感抱歉。

發得一手好郵件,不單是工作態度的表現,還是一種職場技能,它讓每個與你通郵件的同事、主管、客戶留下良好的印象,或許這就能成為你職場晉升的加分項哦!

 

生活中總是會接觸到不同用途的英文寫作,掌握好英語讓你在工作中能更加遊刃有餘。快來和TutorABC的外籍顧問交流學習,讓英語變成你的職場助力吧!

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問題一: 您知道超過七成的公司會因英文能力不同而給予不同薪資嗎?
知道不知道

問題二:您覺得學英文最困難的地方是什麼?
單字太多文法不懂講不出來無法擺脫中式英文

問題三:您是否有考過多益或者托福?
沒有計畫中

問題四:會想學習英文的原因是?
有興趣增加能力出國留學

pr2017 • 十一月 17, 2017


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