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商務必備!TutorABC教你寫對英文Email 5大步驟 – (上)

T小編 • 七月 13, 2015

TutorABC這次與「能力雜誌」合作,7月的專欄中決定教大家如何寫對Email!

如果擔心英文商用email寫錯,跟著這五大法則就能無往不利囉!

 

想要學會寫好email,首先要先了解email的結構,每次撰寫時,記得先照著這樣的結構走

就不用擔心犯下英文寫作的邏輯失誤:

EMAIL

 

(圖片來源/能力雜誌;2015/7月號,p14)

 

有關email的五大步驟,要記得掌握這些關鍵!

步驟1- 問候語  (與收件者的關係決定了要使用「Dear」還是「Hello」)

1. 跟收件者的關係不是那麼熟稔:那你在問候對方時,可能用的是對方的姓氏,而不是直呼對方的名。好比說「Dear Mr. Smith,」。

2. 平輩或是關係還不錯,那你說「Hello Kenny,」就可以了。(屬於不用太拘謹的關係)

3. 如果對象是某家公司,或是你不確定對方叫什麼名字,你可以說「To Whom It May Concern,」。

 

步驟2- 向收件者致謝

寫商用英文email時,常會需要回覆客戶的問題。記得在回答問題前,先寫些感謝的話。

舉例來說,如果有人對你的公司有疑問,你就可以說:

「Thank you for your reply.」

「Thanks for getting back to me so soon.」

如此一來,收到信的人就會覺得比較輕鬆,寄信的人也會顯得很有禮貌。

 

步驟3- 陳述目的  (表明這封信的主旨&用意)

到了信件主文,不妨善用一些片語,就能開門見山讓信件一目了然!

例如:In regard to the project you mentioned in your email, our company is interested and would like you to com by our company and elaborate on your ideas and how you plant to have them executed.

(關於您信中所提及的合作案,敝公司很有興趣,可否請您擇日到敝公司一趟,再詳細說明您的想法與執行方案。)

Some of the salespersons in our company will be attendance as well, so that we may come up with some good ideas while brainstorming this project.

(屆時我會請相關業務同仁一同出席,也許能夠激盪出一些不錯的新合作方式。)

 

 

以下開場白也可以使用喔:

♠ I am writing to inquire about…(我致函的目的是要詢問……)

♠ I am writing in reference to…(我致函的目的是……)

♠ In regards to…(關於……)

♠ After having seen your advertisement in … , I would like …  (我在……看到你們登的廣告,想要……)

♠ After having received your address from A , I …  (A寄了你們的地址給我,我收到了,……)

♠ I received your address from A and would like … (A寄了你們的地址給我,我收到了,想要……)

 

步驟四結尾語、步驟五道別語請見這裡

 

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問題一: 您知道超過七成的公司會因英文能力不同而給予不同薪資嗎?
知道不知道

問題二:您覺得學英文最困難的地方是什麼?
單字太多文法不懂講不出來無法擺脫中式英文

問題三:您是否有考過多益或者托福?
沒有計畫中

問題四:會想學習英文的原因是?
有興趣增加能力出國留學

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T小編 • 七月 13, 2015


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