會不會寫mail，是月薪22k跟100K的差別

有這麼一部劇，11年時間裡只出了24集正劇和1集特別篇，但是依舊圈粉無數，這部劇就是《IT狂人》。該劇講述了在一家大公司尷尬的IT部門日常，除了兩位員工是IT精英，公司中的其他人都是電腦白癡。其中有一個名叫Jen的女員工，僅靠發郵件就當上了IT部門主管，可見郵件在職場中有多重要了吧！雖然該劇是喜劇，但是我們還是可以從中看到郵件在工作中起著非常重要的作用，寫好郵件，能讓你在職場中給他人留下專業、良好的印象。所以今天就一起來看看，郵件撰寫時有哪些需要注意的地方吧！

主旨決定你的郵件是否被人查看

郵件已成為工作的主要交流方式，我們每天會接受大量的郵件資訊。當郵件主題不明確的時候很容易遺漏該封郵件。標題就像一本書的書脊，是這封郵件的身份識別，所以要一目了然，引起收件人的重視，同時也便於收件人進行郵件管理。

People often decide whether to open an email based on the subject line.

人們是否會打開一封郵件，通常取決於主題的內容。

主題要求表達出這封郵件的主要意圖，一般不超過35個字，簡潔明瞭，可以包含一些關鍵要素：”time”（時間）、”where”（地點）、”who”（稱呼）、”what”（核心內容）。

Choose one that lets readers know you are addressing their concerns or business issues.

選擇寫怎樣的郵件標題時，要讓郵件接收者知道你的郵件內容是他們所關心的問題，還是和他們業務相關的事。如果是同一個主題，你再繼續追蹤回復，就不需要更改主題，直接回復並把之前所有的相關記錄附上。這有助於你日後整理郵件和處理問題。

稱呼決定收件人對你的印象

不要使用懶散或者口語的表達，比如“嘿”、“喲”，這樣給人極其不專業，並會產生很差的印象。稱呼要禮貌準確，不要給對方升職或降職。親切禮貌的稱呼，能很快拉近閱讀者的心理距離。郵件一般以對方合適的稱謂開頭，如果你的老闆姓“高”，或者英文名叫”Monica”，你在發郵件給老闆時就需要稱呼為”Dear Gao”或者”Dear Monica”。更值得注意的是，千萬不要寫錯對方的名字，否則會給人留下很差的印象，認為你是一個非常粗心且不注重細節的人。

The relaxed nature of our writings should not affect the salutation in an email.

我們寫作上輕鬆自然的語氣不應該影響到一封郵件裡的正式稱謂。

正文簡潔與否決定你的辦事效率

工作中每天都要處理大量的文件，每個收件人都希望能看到一封簡明扼要的郵件，這樣才不會給本就繁重的工作增加負擔，所以對郵件正文的要求就是：

Get straight to the point.

直奔主題。

如果郵件中有幾個問題或者要點需要說明，使用序號清單會很有幫助，這樣讓別人能更快地抓取郵件中重要資訊。撰寫郵件時，切忌長篇大論沒有重點，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，這樣錯亂的格式會影響到收件人的閱讀。

Generally, it is best to use 10- or 12- point type and an easy-to-read font such as Arial, Calibri, or Times New Roman.

一般來說，最好使用10或12的字型大小，並選用易於閱讀的字體，如Arial、Calibri或者Times New Roman。

總之正文的要求就是：簡潔明瞭、要點明確。

杜絕小失誤，增加好感度

除了一些大方向上的問題，還有許多小細節也需要注意。一定要避免錯別字，尤其是英文郵件，單詞拼寫錯誤極有可能就變成另外一個詞彙，從而改變了本來表達的意思，這樣會給雙方都帶來很大的誤解。例如當你因為一些事情需要給對方道歉，但你因為拼寫錯誤則導致對方更加莫名其妙：

正確版：Sorry for the inconvenience. 造成不便深感抱歉。

拼寫錯誤版：Sorry for the incontinence. 尿失禁深感抱歉。

發得一手好郵件，不單是工作態度的表現，還是一種職場技能，它讓每個與你通郵件的同事、主管、客戶留下良好的印象，或許這就能成為你職場晉升的加分項哦！

生活中總是會接觸到不同用途的英文寫作，掌握好英語讓你在工作中能更加遊刃有餘。快來和TutorABC的外籍顧問交流學習，讓英語變成你的職場助力吧！

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